Rappel de l'annonce :
Assistant Commerciale / Administrative
Assistante commerciale / administrative
à partir du : 01/02/11.
Formation à Rennes de 3 à 6 mois du lundi au vendredi, puis définitivement à basée à Lyon.
L’entreprise prendrait en charge ses frais de TGV + une partie d’un studio, meublé ou hôtel pendant la durée la formation.
Salaire de Base : SMIC voir un peu plus
Descriptif du poste :
- rentrée de la commande client dans l'informatique et du dossier client pour le commercial
-préparation et envoi du bon de commande "papier "au client
- création des étiquettes transport sur le logiciel internet du transporteur
-envoi à l'usine,de ces étiquettes -transport ainsi que de tout le dossier permettant la fabrication des serviettes
-envoi et suivi des plannings avec l'usine et des dates de fabrication
-envoi et suivi des plannings avec l'usine et des dates de départ des colis et des enlèvements par le transporteur
- relations et suivi avec le transporteur des plannings ( quantités de colis ,par dossier client et par destinataire différent ) et des dates d'enlèvements à l'usine
-Contacts de certains Restaurants Universitaires pour nous assurer de la livraison effective des colis et donner les consignes aux magasiniers pour la date de mise en place des serviettes
-gérer les problèmes et anomalies de livraison , et " suivre" les colis jusqu'à la livraison effective
-Faire la facturation de tous les dossiers
-Réalisation d'une "Fiche client " pour" résumer " chaque opération de communication effectuée
Classement et archivage des dossiers
- contacts avec les Restaurants Universitaires concernant les nouveaux RU et les modifications diverses qui apparaissent dans tel ou tel RU
- envoi ( actualisation et exploitation des données ) des questionnaires RU et réactualisation des quantités de serviettes nécessaires à chaque Restaurant Universitaire , suivant les différents mois de l'année , en fonction des évolutions ( en plus ou en moins )
-Controle de toutes les factures usine
-Controle de toutes les factures transport
-Controle des factures d' infographistes
- réalisation et envoi des courriers relatifs aux conventions lycées
- réception de tous les appels téléphoniques ( autres que ceux éffectués sur les lignes directes )
- calcul de la marge de chaque dossier ( servant à déterminer le commissionnement des commerciaux )
Il s'agit d'un poste important dans l'entreprise qui requière plusieurs qualités :
- Travail précis , méthodologique , ordonné , méticuleux
Nécessité de se concentrer sur le travail à effectuer pour éviter de faire la moindre erreur dans un dossier .
En effet une petite erreur dans un dossier , ne se verra pas immédiatement mais on s'en apercevra quelques jours , ou quelques semaines , ou quelques mois plus tard , au moment de l'enlèvement à l'usine ( la veille de la livraison ) c'est à dire ...trop tard ( mauvais visuel , pas les bonnes couleurs , quantités inexactes de serviettes fabriquées , jour d'enlèvement n'étant pas le bon , visuel pour client A dans colis du client B envoyé dans une ville ou dans un RU qui ne serait pas le bon ..... )
Les occasions de se tromper sont nombreuses et il faut donc faire du travail bien controlé et ne pas hésiter à se relire sur chaque dossier avant de l'envoyer à l'usine ou au transporteur avec des informations inexactes ....
Il faut donc une personne de confiance , pour laquelle on n'a pas le temps contrôler en permanence ce qu'elle a fait et à vérifier tout le temps s'il n'y a pas des erreurs dans tel ou tel dossier ou courrier ou mail qui part de l'entreprise . .
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